人生中不公平的事很多

時間是少數公平的

每個人都擁有一週七天、一天廿四小時

有些人就是能在短時間內成就很多

有些人則混吃等死、虛度光陰、一事無成

這中間的差別在哪裡呢?

扣掉那些無法控制的變因

有個很重要、足以翻轉局勢的能力

叫作「時間管理」

 

被網友要求寫這個題目時

我先是愣住了

有那麼點受寵若驚

想了一下也確實能理解為何有此一問

在別人眼中我屬於人生勝利組

保送北一女、唸數理實驗(或稱資優)班、推甄台大醫科、一路拿書卷獎直到第二名畢業、進入人人搶破頭的皮膚科、成為皮膚科醫師etc.

成績單攤開來洋洋灑灑耀眼奪目

唸書時代就不斷被問及唸書方法

及至現在出了社會開始工作

大家還是很好奇我的一天如何度過

 

以結果論

在時間管理方面自己或許真有特出之處

但一切是在無意識中被執行

要有條理地寫出來勢必得經過一番分析整理

以下是歸納數日後的心得

未必是真理

也未必適用於所有的人

不過我很樂意分享出來跟大家一起切磋討論

 

「時間管理」 是個大題目

我想把它分成兩大部份來談:

優先順序(Priority)效率(Efficiency)

 

一、優先順序

成功者未必比別人聰明

做事情未必比別人快或好

但有個共同特色是

一定捨得對自己殘忍

 

人都好逸惡勞

當手邊有一堆事情要做時

大家都傾向把麻煩痛苦的擺在後頭

先去做那些有趣輕鬆好玩的

這從學生時代就可看出端倪

每次暑假一放

有些人就是要先玩它兩個月

直到開學前一天才挑燈夜戰

哭哭啼啼一次趕完整整六十天的日記

甚至全家人都看不下去一起被拖下水幫忙掰內容

這樣的痛苦經歷並沒有讓他們學到任何教訓

明年暑假他們還是寧願先玩樂

暑假作業呢?

管它的等快開學再說吧

 

我從小到大有個特色是

永遠會把該做的先做完

再去做那些滿足私慾跟生理需求的事

以當學生來說

所謂「該做的」就是唸書交作業沒別的了

如果明天要考的試唸不完

我寧可不吃飯不洗澡不睡覺

也要拼了老命把書裡的內容全塞進腦子裡

除非真的極度想睡怕唸書效率太差

否則我很少先睡一下再爬起來唸書

真的要睡也只准自己趴桌上不可以躺到床上去

我不覺得別人在玩、在睡、在打混時而自己在唸書很可憐

因為如果沒把書唸完

我也玩得不盡興、睡不好、打混得很心虛

 

進入社會開始工作後

需要排序的事項更多更雜了

但我還是秉持著一貫原則

該做的先做

如果做完了又有新的任務進來

那麼屬於享樂放鬆的就註定被無限期擱置

住院醫師時代的我生活品質很糟

因為我沒那麼厲害

要應付臨床工作、唸期刊、報病例、準備專科醫師考試……

犧牲睡眠、休閒、運動、與家人朋友相處的時間

對我來說是別無選擇的必然

離開醫院進入診所

工作還是很重要但loading輕了很多

所謂「該做的」現在變成運動

每天三小時沒得討論

天氣太熱/冷、睡眠不足、身體不適等一般人偷懶時常用的藉口

從來不會出現在我的字典裡頭

 

如果我給別人很懂得利用時間的感覺

其實秘訣並不在能把一分鐘變成兩分鐘

而在於我捨得對自己苛刻

別人覺得理應保留的基本需求和享受

在時間不夠時我總是能二話不說地壓縮或直接剝奪

我不會因為睡過頭而誤事

也從不嚷嚷著事情做不完但其實飯照吃、歌照唱、舞照跳

當然我不是真的那麼熱衷於自虐

只是那份與生俱來的責任感

讓我在安排優先順序時

可以毫無困難地用理智去壓制惰性

或許眼下確實是少玩了、少享受了

但至少我後來不用為試沒考好、工作沒做完而尷尬懊悔

 

在此不限定什麼叫「該做的」

對不同個體而言的答案一定不會一樣

如何排序也不需要教

因為多數人其實都清楚事情的輕重緩急

知道哪些該優先處理哪些相對不重要

只是通常該先被做掉的都不是那麼有趣

所以在實際執行時就默默地被插隊了

換言之

預設的優先順序跟最後被完成(或完成不了)的順序不一致

是很多人無法將時間有效利用的罩門

而要讓兩者一致

不對自己狠心無情些是不行的

 

二、效率

大家都想在有限的時間內

以最好的品質完成最多的事

或將一件事在最短的時間內儘量做好

簡單來說

就是追求執行上的高效率

 

a. 抓重點

懂得抓重點

就不會把時間精力浪費在枝微末節

不會摸索了老半天還搞不清楚頭緒

懂得抓重點

就可以把能量用在最關鍵的癥結

集中火力彈無虛發個個擊破

 

上述道理大家都懂

問題是重點在哪裡、要怎麼抓呢?

 

壞消息是

抓重點的功力有一部份來自天賦

與IQ、理解力、分析推理歸納的能力有關

好消息是

它還是有後天鍜練加強的空間

比方說面對自己熟悉的領域時

因為背景知識夠加上能夠從過去的錯誤中學習

通常會比面對不熟悉領域時更快也更容易抓到重點

天賦的那部份我教不來

因為我無法解釋自己為什麼能

同時也無法領會別人為什麼不能

在讀完一篇文章或聽完一席話之後火速說出重點

在面對複雜任務時可以迅速釐清處理的先後次序

不過倒是可以分享一下後天習得的抓重點小撇步

 

除了加強背景知識、加快處理資訊的速度外

我很常用的一招是「角色扮演」

這是一種很目的導向的抓重點方法

以我最擅長的唸書考試為例

考試想考高分就要去猜老師會出什麼

當然不是丟銅板擲骰子那樣隨機胡猜

一樣得將考試範圍通盤讀過一遍先有大致了解

然後試著去想像自己如果是老師會怎麼出題

由於長期擔任各科小老師、時不時得幫忙出考卷

我很清楚題目要怎麼出才會漂亮、才考得出程度

所以在唸書時我能一眼看出哪部份需要一字不漏地背

哪部份則根本沒辦法考直接放過就好

除非老師很故意、自己也不懂或出的題目太爛

否則「考的都沒唸」「唸的都不考」從來就不是我考低分的藉口

 

這個能力讓我大學時代考申論題時如魚得水

考前我會擬幾個老師可能出的大題目

把答案想好寫在紙上反覆背誦

那大概也就是這個篇章的所有重點了

到時只要考卷發下來瞄一眼

就可以把已經組織好的答案像反芻一樣吐在紙上

臨場才在那邊東拼西湊、塗塗改改

不只耗時間也很難不有所遺漏

申論題大概不至於拿零分但要拿滿分可也不簡單

不過靠著這招我總是能寫出幾近完美的答案

(只是字絕對很醜因為寫超快)

 

「角色扮演」在考試外的其他情境也可以使用

面試時要去設想面試官會問什麼跟希望聽到什麼

工作時要去設想以上司的立場會如何期待和反應

看診時要去設想病人的心情跟需求並依此調整醫囑

我不是在鼓勵大家做表面功夫、陽奉陰違、虛應故事

你還是必須腳踏實地把該做的全做好

只是在抓重點和選擇表達方式時

換個角度綜觀全局

改從評估或接收者的立場出發

會比抱持本位主義自己埋首猛衝

更有效率也更容易直入核心

 

b. 可以一次做完的就不要分兩次

有些事情還是分次做比較好不要貪快

像生小孩

生雙或多胞胎出問題的機率-無論對母體或胎兒而言都-高很多

像已經做到精神煥散了

再硬ㄍㄧㄥ下去只是浪費時間或甚至成事不足敗事有餘

不如喊暫停等電充好了再上

 

但在處理日常瑣事時

我向來追求「畢其功於一役」

因為我發現把事情分兩次以上做

所花的時間跟心力總和會大於一次做完

原因在於重拾這項工作時

往往不能夠從上次結束的地方直接起始

總要花一段時間溫習、熱身、回憶etc.才能接續

都說是「瑣事」

一次把它做完通常也不需要太久

那又何必分兩次以上浪費自己寶貴的時間呢?

 

處理e-mail時

明顯是垃圾郵件或廣告函的會馬上清掉

有時間急迫性需要立刻回覆的則當下處理

但總還有另外一些是不能刪卻又不必立即回應的

以往我會先大略看一遍確定還有緩衝時間

然後就擱著等下次登入再看看要怎麼辦

後來發現這樣做相當不智

因為處理時間不單單只是被延「後」還延「長」

下次登入我必須花同樣的時間再看一遍信

然後由於這中間並未把這封信放在心上

隔幾天再弄也沒增加這次的處理效率

想想

不如當初就直接回覆還比較省時省力

 

所以現在不管是處理e-mail、FB上的邀請、朋友間的約會etc.

我都會在事情第一次出現時就讓它塵埃落定

除非有什麼是目前無法決定而必須等待時間來給答案的

否則第一次做時碰到的困難、心裡的躊躇等

在重拾它時依舊存在

分兩次以上就像分期付款一樣

表面上似乎划算但當然還是有在算利息

不如一次付清吧

 

c. 可以現在做的就不要等一下

我做事情不喜歡拖

 

理由一很現實

那就是一個年紀後不馬上做往往就忘了

所以如果隔天要帶什麼或打算做什麼

可以的話我會在被交付或想到的當下立刻把東西放包包

或把所有能預先做好的準備工作都先完成

再不行就寫紙條擺在一個超級明顯一定會看到的地方

(我不愛用電子記事本或鬧鈴)

不讓自己有忘掉或來不及的機會

 

理由二是我不覺得拖延有什麼意義

小時候愛賴床

鬧鐘響了或媽媽過來叫人

我會睡眼惺忪地討價還價:「再睡5分鐘就好。」

現在我不只不這麼做了

還常常在鬧鐘響以前自動起床

畢竟倘若真的還有多睡5分鐘的餘裕

那我就不會故意把鬧鐘調早

我喜歡在期限到以前精準俐落地完成每件事

我喜歡時間被穩穩掌控在手中而不是我被它掌控

「等一下」對我來說非但不是救贖

反而會因其中的不確定性而感覺焦躁

 

一件事情再討厭再不願面對

時間到了總之還是會發生

又何必苟延殘喘呢?

況且在拖延期間心裡也不會安穩

等於只是把短痛變成長痛罷了

所以對於厭煩嫌惡的事

我反而愈會積極設法解決

這樣才能早點放下心中大石愉快度日啊

「以拖待變」這招沒事不要用

因為情況通常只會愈變愈糟

討不到好處的

 

d. 可以同時做的就不要分開做

多工(multitasking)這能力聽起來很誘人

如果能在同時間內做兩件以上的事

就像周伯通使出了雙手互搏

頓時效率翻了兩倍以上實在太完美了

然而在嘗試多工時一定要注意兩個面向

其一是認清自己的能力極限

其二是分辨這兩件事適不適合同時做

亦即同時做到底是增加還是減低了效率

 

不是每個人都能多工

就像雙手互搏只有心思簡單的人像周伯通、郭靖、小龍女才學得會

嘗試多工也得看資質

以一般人的心思和體力

想同時做兩件事往往會左支右絀、欲速則不達

少數人天賦異稟在這方面卻很強

像我有個學弟就可以一邊講電話一邊唸書

而且有本事讓電話筒那方的人沒發現他不專心

同時又把書上內容一字不漏地讀進去

我在想這種人的腦容量大概是我們的兩倍以上吧

所以他可以分一部份去處理A、另一部份處理B

智力這分母本身夠強大

是故除以2之後還是綽綽有餘運作自如

 

擅長多工當然對辦事效率大有助益

如果缺乏分心一次處理很多事的能力

倒也不用太遺憾

畢竟雖然多工者多半聰明

但聰明者未必都能多工

再說即使多工能力不足

你還是可以透過精巧配對

讓適合一起做的事同時完成

 

在多工這方面我不敢說自己很強

不過確實還滿懂得鑽巧門讓時間達到最大效益

 

從大學時代一直到現在

運動始終佔去了我很多時間

當身邊多數人都拿唸書、工作當成不運動的藉口

兩者都不願放棄的我則努力讓兩者結合

並因而得到效率加成的意外好處

唸到很煩、頭快炸開時

放下書本去運動本身就是在放鬆跟充電了

但這對我來說還不夠

我會一邊運動一邊在心裡溫習方才唸過的東西

運動結束後不只身體、連腦袋都獲得了重整

好處一是唸進去的知識被強化跟系統化了不再亂糟糟

好處二是我得以察覺哪裡還不熟進而針對它去補強

 

不再需要唸書考試的現在

運動時間依舊被我拿來做很多額外運用

除了看電視跟閱讀雜誌這些具娛樂性的事之外

我還特別喜歡在運動時想事情

一般思考時用的是理性的左腦

但在運動情境下陷入冥想時右腦會被叫出來

所以會冒出很多平時沒有的創意和靈感

我的很多網誌內容包括這篇都是運動時想出來的

不必之後呆坐電腦前等待文思之泉噴發

「吾日三省吾身」也在運動時進行

我會檢視最近身邊發生的事、自己和身邊人的言行

看看有什麼疏忽和需要改進的地方

另一個非常適合趁運動同時做的事是準備演講

現在不太需要了但以前三不五時就得上台報告

與其對鏡練習我更喜歡在運動時自我預演

若運動器材上有碼錶更好還可以順便計時

跑完步or騎完車的同時我也把講稿練到滾瓜爛熟了

 

運動之所以能夠輕易地跟其他事配在一起

是因為非競賽型運動只需要活動肢體不太動腦

所以其實一邊運動一邊記東西或想事情沒啥難度

這是大家都辦得到的多工

其他我試過的多工還包括在搭公車時背課文跟一邊唸書一邊摺紙鶴/星星

前者是通勤時間既然無法避免就不要浪費

背課文只需要瞄一眼然後默誦即可不會傷害視力

後者是我發現手裡進行重覆性動作會幫助我記憶

什麼都不做反而有點沈悶跟容易睡著

 

最後得提醒大家

如果沒把握多工就不要輕易嘗試

不管是自己能力不夠

或這兩件事本來就不適合兜在一起

勉強多工不但無法增加效率

還有可能弄巧成拙每件事都做不好

專心把事情按步就班地依次做完也自有美感啊

 

e. 充份利用零散時間

積少成多的概念不只用在金錢儲蓄

在時間管理上也一樣

明白這個道理並不難

難在執行

除了惰性總讓人輕忽地把零碎時間放過外

另一個門檻是並非每件事都適合利用零碎時間做

有些事無法拆解一頭鑽進去就是數小時無法脫身

不需要熱身跟收尾的事才適合分段完成

 

一個很簡單的例子是如果想利用搭捷運的時間閱讀

(搭公車不建議因為太晃了)

讀報紙、雜誌會遠比讀小說、散文適合

前二者的內容呈塊狀可以分段吸收

相對不容易在上下車時被打斷

後二者—如果你試過的話—則常常會害人錯過上下車時機

我就曾因讀小說讀到入迷而坐過站

即使沒發生這種災難

在捷運上讀小說跟散文也總會碰到下次再讀時便把前情給忘掉的困擾

往往讀完一整頁看到某個關鍵字或情節才頓悟:「啊,原來這段我上次讀過了。」

這代表在那種情境下閱讀根本無法好好吸收嘛

所以後來我包包裡不再帶小說了都改放時尚雜誌

由於圖片多、資訊鬆散

時尚雜誌非常適合利用零散時間閱讀

可以隨時開始跟結束

即使沒書籤也不會忘記上次看到哪裡

 

另一個例子與讀書方法有關

在我火力全開準備聯考的高三時期

幾乎像個機器人一樣白天任何時間都不放過

自然包括下課十分鐘和中午吃飯休息時間

通常上一秒老師說下課

下一秒我就把抽屜裡的數學參考書拿出來開始解題

直到上課鐘響起才暫時脫離這迷人的數學小天地

數學這門科目的特殊點在於

只要弄懂讀通了考前就不必再多做準備

但平時絕對需要投資大量時間做練習題

而且是腳踏實地每一題從無到有親自解出來不能只是看詳解

這樣才會真正熟悉所有的觀念、公式和題型

雖然做數學題目的總時間量很大

單一題卻是幾分鐘內就可以解決的事

再加上努力思索解答時腦袋極度活躍不易睡著

非常適合拿來當作下課跟午休時的休閒活動

 

這些其他同學在發呆、聊天、打屁的零散時間

全部被我揀起來寫數學習題

日復一日下來

我等於不間斷地在復習數學

到要考試前變得非常非常輕鬆

只要花幾分鐘瀏覽一遍範圍內的公式跟之前已經勾起來的難解題

就可以跳過換下一科來溫習了

不是本人在臭彈啊

當年數學如果沒考一百分都算考不好

 

離開校園不再考試了

要怎樣利用零散時間呢?

以前還跟父母同住時

三不五時就看到我媽在那邊東擦擦西掃掃的畫面

反正自有記憶以來她就是隻小工蜂嘛我也不以為意

搬出來一個人住之後

我發現在不經意中自己竟漸漸步上吾母的後塵

然後我也才明白她始終這麼閒不下來的道理

日常生活裡有很多避無可避的小空檔

比方說在等水煮開把瓦斯關掉才能做下一件需時較長的事

比方說準備好要出門了但另一個人拖拖拉拉

比方說食物在微波要幾分鐘才會好

當然是也可以跑去看電視、碎碎唸催促或發呆啥都不做

但與其這樣還不如隨手把屋內髒亂處整理一下

一個家再怎麼勤於打掃

地上還是會有頭髮、角落還是會有灰塵

我雖然不像我媽潔癖成那樣

卻也深切認同像這種幾秒內就可有所成就的事

其實塞在那些小空檔裡是再適合也不過了

 

f. 適度放鬆

這項看似跟上頭牴觸

卻是打持久戰時一定要謹記在心的原則

 

跑百米跟馬拉松所使用的策略全然不同

若是準備小考或期未考

就算徹夜不睡也跟它拼了啊

反正求的是一飛沖天

考完筋疲力竭腦袋清空又沒差

如果目標是一年後的聯考就萬萬不可這樣搞了

人終究是血肉之軀而非機械

長期把自己逼到最極限則精神跟肉體遲早會崩潰

想要成功達陣

勢必要擬定一個可以長治久安、自給自足的作戰計畫

贏在起跑點跟前面幾圈都不算贏

勝利只屬於在快達到終點前

還有餘力衝出領先群的那個人

 

前面講過我在高三時扣掉吃飯、洗澡、睡覺幾乎無時無刻不在唸書

但碰到考完期中期末考或模擬考的日子

我會放自己短短的假

跑去重慶南路的書局泡一個下午翻雜誌看小說

也曾一個人進戲院看「鐵達尼號」

在北一女同學心目中我是個永遠不需休息的怪伽

所以被她們撞見我也會放風時

對方的反應總是非常驚訝

殊不知這正是我能夠持續高速運轉的潤滑油啊

我知道自己的極限在哪裡

所以會在感覺疲乏時來點苦中作樂的小確幸

然而同時我也保持著高度自制力

表定的放風時間到了便收心回籠

看完閒書跟電影我當晚立刻坐回教室開始下一波的溫書

 

適度放鬆跟偷懶怠惰的不同在於

前者限定在無以為繼時使出並適可而止

後者則呈失控狀態

開始跟結束皆毫無章法紀律

許多人的困擾並不在於不懂得放鬆

而在於放鬆後就一發不可收拾

「我只是休息一下嘛」變成無限循環的「再一下」「再一下」「再一下」

要如何避免放鬆過頭呢?

我的忠告是充份了解跟面對自己優缺點

勿設立不切實際的目標、平時別繃太緊

這就跟減肥的道理一樣

如果把理想體重訂得遙不可及

又為求速效每天攝取太低的卡路里

則哪天稍稍放縱一下

很容易地就會演變成大開吃戒然後乾脆整個放棄

萬一實在定力不足

找個人從旁監督敦促也是個實際的作法

 


花了這麼多篇幅分享從唸書以來的時間管理心得

在此要揭露一個秘密卻是

裡頭很多原則我自己現在都沒在遵守了

(咦有人在摔電腦or手機嗎?)

並不是發現它們不對或不好

而是目前相對鬆散的生活型態

讓我可以不再需要把效能開到那麼大

即使是一台最高時速300公里以上的法拉利

也不必成天飆高速來證實自己很行啊

再說如果只懂得快而不知道慢或甚至停不下來

充其量也是一台壞掉的跑車罷了

 

有時我會懷念過往孜孜矻矻的自己

懷念那種把轉速開到最大時的舒爽和暢快

疲累的同時也渾身脹滿成就感

但所謂時間管理

應該是種可以收放自如的功夫

火力全開時虎虎生風

碰到太平盛世則要懂得收劍入鞘

好好兒享受人生另一種慢活的樂趣

我很慶幸已經完成階段性任務

不需要再特別去證實自己跑得有多快

不過假使未來任務又上門我也不怕

上述那些原則像流竄在血液裡一樣蒂固根深

寶刀永不老

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